予約システム 医療

予約システムの主な機能と病院側のメリット

予約システムは多くの患者さんが導入を希望している

予約システムは、いつでもスマホやパソコンから診察予約ができる、当日の待ち時間削減でストレス減少と、患者さんにとって利便性の高いシステムです。 多くの患者さんが自分のかかりつけクリニックに導入して欲しいと希望しているものの、実際に導入しているところは非常に少ないのが現状です。

診察予約をパソコンや携帯などのweb受付に移行する病院が増えてきました。 導入が広がり始めた順番待ちシステム、一体どんなメリットがあるのでしょうか。 仕組みと種類、システム化がもたらすメリットについて見ていきます。

予約システムの主な機能

実際に利用している患者さんは、予約システムのどのような機能に利便性を感じているのでしょうか。 予約システムの主な機能をご紹介します。

予約受付

予約システムのメイン機能は、パソコンや携帯のweb上で診察予約ができることです。 直接来院して順番をとる必要がなく、これまで予約にかかっていた時間が大幅に削減され、いつでもどこからでも予約ができるため効率的です。

「受付時間でないと予約ができないから働いているとそもそも受診することが難しい」「予約を取るために開院前からクリニックの前に並ぶ時間が無駄」など、予約に関する患者さんの不満を解消してくれるのが予約システムです。

利用方法がわかりやすく、順番がわかるので時間の目安を付けやすいことが大きなメリットです。

しかし、あくまでも順番がわかるだけで何時に診察が受けられますという確約ではないため、自分の前までの診察時間がずれ込んで、目安を付けた時間に行ったものの予想より大幅に待たされたということもあります。 何時に受診できるかわからないのがデメリットでしょう。

「順番予約」と「時間指定予約」

受付予約には「順番予約」と「時間指定予約」があります。 順番予約は診察当日のみの予約方法で、予約した患者さんに受付番号が割り振られ、その番号順に診察が行われていきます。

診察がずれ込んでいて予想した時間に行ったのにそこから30分以上待つことになった、逆に早く進んでいて着いたときには自分の順番が過ぎていたということもあるでしょう。 それでも、自分の番号まであと何人なのかが予約画面に表示され、おおよその待ち時間が予想できて目安がつくことは患者さんの精神的安心につながります。

診察時間がはっきり指定されているわけではないため、ある程度の待ち時間が生じることは避けられませんが、順番をとった段階で待ち時間が1時間以上と長いことがわかれば、時間まで院外で過ごすなど自分で時間を調整できるためストレスは大幅に軽減されます。

これに対して「時間指定予約」は〇月〇日の〇時〇分と診察時間が確定するため、待ち時間はほぼありません。 その分、遅刻などで指定時刻を過ぎてしまうと、受信できないなど融通がきかないデメリットがあります。

医師の方も、診察を指定枠の中で済ませていかなければならず、ひとりずれるとその後全員の診察時間が遅れ、かえってクレームになってしまうこともあります。

メールやお知らせでリマインド

予約が完了すると、手続きが受理されたことをお知らせする予約確認メールが登録のアドレスへと送られます。 予約日前日にリマインドメールを送信するように設定しておくことで、予約忘れによる無断キャンセル防止に高い効果を発揮します。

また、当日の順番予約でも「あと10分で診察予定です」というメールを患者さんへ送信することができます。 一時外出している人が気になるのはせっかくとった順番を逃してしまうことなので、リマインドメールがあると安心して外出することができるでしょう。

待合室にいても診察までの時間のお知らせメールが届くことで、「あともう少しで診察だ」と待ち時間が終わる安堵感と診察に向けての心の準備をすることができるのです。

病院側のメリット

病院にとっても予約システムは多くのメリットをもたらします。 業務の効率化を促進するメリットをご紹介していきます。

混雑状況が把握しやすくなる

順番予約システムにより、今何番目まで診察が終わっていてあと何人の患者さんが待っているのかといった状況が数字で表示されるため、病院スタッフは一瞬で混雑状況を把握できます。

それによって、医師に残りの患者数を伝え、診察のペースや看護婦の配置をコントロールすることが可能となり業務を効率的に行うことができるようになります。

患者さんからの待ち時間の問い合わせに対しても正確な数字で答えられるので、クレームの削減に繋がります。

業務の効率化

受付がネット上で完了することで、予約電話を取って診察状況を確認し応対するという、スタッフの受付業務が一掃されます。

当日の順番予約でも、診察までの人数が端末や院内のディスプレイに表示されることで、混み具合確認の電話や問い合わせが減るなど、受付業務の負担が軽減されます。 その分、問診やカルテ作りに時間を使うなどゆとりをもって作業に当たれるので、診察までの流れもスムーズに行うことができるようになります。

無断キャンセルが減らせる

予約後に急な予定が入った場合、予約変更の連絡をすることが面倒くさいと感じ、無断キャンセルをする患者さんもいらっしゃいます。 予約日をすっかり忘れていたという場合にも無断キャンセルが生じるでしょう。

予約システムは予約キャンセルの手続きもweb上で行えるため、変更手続きの面倒くささをなくしてくれます。 また、一度お願いしたことを変更するのは申し訳ないと感じ、心理的負担からキャンセルの電話連絡ができずに無断キャンセルとなるケースもあります。

そうした患者さんにとってWeb上でのキャンセルは、気が楽になるのでやりやすいというメリットもあります。

患者側のメリット

病院への不満ランキングでは断トツの1位が「待ち時間」です。 「待ち時間」へのクレーム対応で多くの時間を費やすことに頭を悩ませるクリニックは多いでしょう。

予約システムがもたらす最大のメリットは、クリニック最大の悩み「待ち時間」を減らせることです。

待ち時間の減少

診察を待っているという意識は「院内での待ち時間」で生じるものです。

予約システムの機能

  • 診察の順番の可視化
  • 診察予定時刻がわかる
  • 診察が近づくとお知らせメールが来る

実際には診察までの時間は変わっていなくとも、院外で自由に過ごせることで患者さんの「待っている」という感覚がなくなるため、結果として待ち時間が軽減することになります。

予約がしやすくなる

診療時間外でも、スマートフォンで簡単に予約が可能なため、わざわざ来院する必要が無くなります。 直接受け付けで予約する時間を捻出することが難しいビジネスマンには嬉しいシステムです。

まとめ

予約システムの導入によって、「混雑状況が把握できない」「無断キャンセルがある」「受付業務の煩雑化」などクリニックが抱える「待ち時間」の様々な課題が解消されます。

業務の効率化は促進、患者さんの待ち時間は大きく削減と、病院にとっても患者さんにとってもメリットをもたらしてくれるのが予約システムです。 病院最大の悩みに最大の効果をもたらしてくれる自動予約サービス「どこでもマテル」は、受付にも患者さんにも完全なストレスフリーを実現します。 新しい予約の形で、スマートなクリニック経営を目指してみませんか。

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