順番管理システム

来院患者増加にも期待できる、順番管理システムの導入ガイド

2021.03.02

1 順番待ちシステムの導入を考える医療機関は増えている
2 順番管理システムに必要な機器
3 順番管理システムの利用料金
4 まとめ

順番待ちシステムの導入を考える医療機関は増えている

患者にとって、院内での待ち時間の長さや、自分の順番がいつくるのかわからないストレスは、その病院に対する不満につながります。院内での待ち時間の長さを解消するために、もっとも導入しやすいのが順番管理システムです。

待ち時間を待合室で過ごす必要がなくなれば、患者は自分の順番がくるまで別の場所で待ち、ほかの用事を済ませることもできます。小さい子どもを連れた患者や発熱がある患者にとっても、待合室での待機時間を減らせることは大きなメリットです。

順番管理システムを導入することで患者の不満が軽減されれば、受付でのトラブルを未然に防げるだけでなく、受付スタッフにとっても電話での受付や呼び出しにかかる業務負担を軽減することができます。

コストがかからずメリットも大きいことから、順番管理システムは幅広い業種で導入されており、医療機関でも導入するケースが増えています。

順番管理システムに必要な機器

システムを導入するためには、どんな機器が必要なのでしょうか。すでに病院内で使用している機器との連携が可能な場合もあるので、順を追ってみていきましょう。

インターネット回線

基本的には、現在使用しているインターネット回線と電源があれば問題ありません。ルーターやプリンターサーバーも購入する必要が少なく、インターネットやWi-Fi環境が整っていれば大丈夫です。

システムを入れるタブレットやスマホ

受付で順番管理をするのに、タブレットやスマホが必要な場合が多いです。タブレットなどの本体を持っていなくても、オプションで用意できる場合もあるので、まずは相談してみましょう。

モニター

順番を表示するために、院内モニターが必要になります。置く場所や待合室の広さにもよりますが、システム会社がさまざまなサイズでモニターを設置してくれます。機種にもよりますが、病院内にあるパソコンモニターやテレビとシステムを連携し、順番を表示させることも可能です。

順番管理システムの利用料金

利用料金はシステム会社によってかなり差があります。初期費用がかかるもの、月額料金しか必要ないもの、無料期間があるものなど、求めるサービスによって幅広く選べるため、どこまで取り入れたいのかをしっかり考えなければなりません。

会社によって実際の利用料金は大きく異なる

機能がシンプルで、設置する機器が簡易なシステムほど、価格は安く抑えられていることが多いです。

初期費用も月額費用も無料のシステムでは、順番が表示されるだけのシンプルなものや、アプリをダウンロードすれば始められるものもあります。タブレットやスマホなど、すでに機器が揃っていればすぐに始められるのでコストがかかりません。

初期費用が無料で、月額費用が数千円から始められるシステムもあります。月額基本料金を抑えられるかわりに、通知メールなどの通信料が患者数によって追加される価格設定です。

医療機関向けの受付システムもあり、初期費用は5万円、月額費用は1万円程度から始められます。受付アプリのダウンロードが面倒だと感じる患者も多いため、WEBシステムとしてつくられているこのサービスは利用率が高いのが特徴です。

他のアプリやシステムと連携したり、複数言語に対応していたりと、利用できるサービスが充実している場合は初期費用が30万円～100万円かかりますが、月額費用が無料という会社もあります。

そのほかにも利用者の多いLINEと連動できるシステムもあり、自院の利用患者の年齢層や費用対効果を考えながら、運営しやすいシステムを選ぶことが重要です。

無料トライアルを実施している会社もある

無料版を体験できたり、簡易版なら無料期間があったりと、使い勝手やサービス内容に納得できれば、有料版への切り替えができるサービスもあります。

無料版は機能が絞られている、無料で利用できる期間が決められているなどの制限はありますが、実際に利用してみて問題ないようであればそのまま有料版への切り替えへと移行できるので、まずは試してみることも視野にいれてみましょう。

初期費用がかからないケースもある

システムを導入するために、最初にコストがかかるのではないかという心配があるのなら、初期費用がかからない順番管理システムを検討してはいかがでしょうか。月額費用だけでそれ以外のコストがかからないうえ、必要な機能は充実している受付システムもあります。

まとめ

順番待ちですでにクレームが起きている場合は、再発防止が重要です。待ち時間が長く、患者がいつ呼ばれるかわからないというクレームがあるのなら、受付システムを導入することで改善が期待できます。

自動受付システムの「どこでもマテル」であれば、患者自身が来院時またはスマホで受付を済ませられ、自分の順番や待っている人数も確認できるので、待合室でじっと待っている必要がありません。受付の業務は呼び出しや保留のボタンを押すだけなので、少ない人数でも受付対応が可能になり、業務負担の軽減につながります。

どこでもマテルなら、患者自身が自分の都合にあわせて予約でき、待ち時間の目安や順番待ちの人数もひと目で確認できます。病院の受付で行うことは呼び出しや保留ボタンを押すだけで、予約管理のシステムもシンプルなので、スタッフの負担も少なく安心して使うことができます。初期費用が必要なく、月額費用も定額なので、導入しやすくおすすめの受付システムです。